6 consejos para hacer un buen uso del correo electrónico

Desde hace años el correo electrónico se ha convertido en una herramienta básica de comunicación. Hay quién a nivel personal no lo utiliza demasiado y prefiere comunicarse por otros canales como redes sociales o aplicaciones de mensajería instantánea tipo Whats App. Pero no cabe duda que a nivel laboral el e-mail es la herramienta de comunicación por excelencia. Y aun así, hay muchísimas personas que no saben hacer un buen uso de él. Aquí explico algunos consejos y trucos de cómo hacer un buen uso de él:

TLNR:

1. Fijarse siempre en las personas que hay en copia y en la mayoría de ocasiones hacer “responder a todos”  en vez de sólo “responder” cuando contestamos un correo.
2. Crear carpetas para archivar los correos que ya estén resueltos y dejar los correos en la bandeja de entrada sólo para asuntos pendientes.
3. Clasificar los correos de la bandeja de entrada con etiquetas o banderas para saber en qué estado se encuentran.
4. El asunto debe ser un breve resumen del contenido del mail. Ayuda tanto a la persona que lo recibe como a úno mismo a organizarse y encontrar mejor la información.
5. Cada “hilo” o “cadena” de correo para un sólo tema. También es importante responder a un correo siguiendo el mismo hilo y asunto de correo en vez de crear un correo nuevo con un asunto diferente.
6. Organizar los correos largos con apartados númerados si es posible, así son más fáciles de responder referenciando a los diferentes temas. También va bien responder entre líneas.

1. Buen uso de los destinatarios en copia

Tanto a la hora de enviar, recibir y reenviar un correo es imporante fijarse en todos los destinatarios del correo. En muchas ocasiones la persona que escribe un correo a un destinatario concreto pone en copia a otras personas. Si lo hace, es porque espera que la respuesta que da ese destinatario llegue también a las otras personas. Si ese destinatario hace sólo “responder” en vez de “responder a todos”, las personas que deberían estar informadas no lo estarán.

Ejemplo:

Un compañero me pide un dato para acabar un proyecto. Le mando un mail a un colaborador pidiendo ese dato y pongo en copia al compañero. El cliente responde y sólo me responde a mí. Yo no me doy cuenta y me pienso que mi compañero ya tiene ese dato, por lo que archivo el correo. Y aquí el proyecto se queda estancado. Culpa mía por no darme cuenta de que mi compañero no estaba en copia. Hubiera sido todo mucho más ágil si ese colaborador hubiera hecho responder a todos.

Otro ejemplo:

Un cliente me manda un correo a mí y pone en copia a un compañero porque sabe que los dos solemos gestionar su proyecto. Nos pide que hagamos una tarea. Me voy a encargar yo de ello. Contesto a ese correo sólo a mi compañero borrando de la copia al cliente para decirle que me encargo yo. Vuelvo a responder yo al correo original con una estimación del precio, quitando de la copia a mi compañero quién ya no necesita estar informado, y añado en la copia a la persona de administración de la empresa porque necesito que esté informada para que si el cliente aprueba, poder generar la factura. Necesitaré que el cliente, cuando responda, haga “responder a todos” para que mi compañera reciba o no el ok del cliente y generar la factura si procede.

2. Crear carpetas para archivar los correos

Me asusta ver bandejas de entrada de correos con cientos o incluso miles de correos. ¿Cómo lo hace la gente para organizarse? Para mí, lo ideal es crear una o varias carpetas para ir archivando los correos. Yo, personalmente, tengo una sola carpeta llamada “Gestionado”. Los correos que muevo ahí, en principio, ya no tengo que abrirlos de nuevo. Hace tiempo tenía muchas carpetas separadas por clientes proveedores, años… me di cuenta que tardaba mucho tiempo en archivar los correos, y que a la hora de buscar un correo archivado iba más rápido con el buscador que accediendo a las carpetas. Por lo tanto: todo lo que tengo en la bandeja de entrada son temas “abiertos” o “pendientes”. Todo lo que he movido a la carpeta “Gestionado” ya está cerrado. Uso por lo tanto la bandeja de entrada como un gestor de tareas, dejando allí sólo los temas que están aún por resolver.

3. Clasificar los correos en la bandeja de entrada

Si bien decía en el punto anterior que la bandeja de entrada la utilizo para tener los temas pendientes, ¿cómo los organizo? Resulta útil clasificar estos correos como “pendiente de alguna acción mía”, “pendiente de alguna acción por parte de un tercero”, “urgente” y otras clasificaciones que se quieran dar.  La mayoría de aplicaciones de escritorio de correo electrónico, permiten asignar banderas de colores a los correos haciendo click con el botón derecho sobre ellos. Yo por ejemplo tengo: bandera lila -> pendiente por mi parte, bandera amarilla -> pendiente por parte de un tercero, bandera roja -> tema urgente y prioritario.

4. El asunto debe ser un breve resumen

A la hora de buscar correos en la bandeja de entrada o usando el buscador de la aplicación de correo, los asuntos son muy importantes. Me espanta recibir correos con el asunto en blanco. El asunto debe ser un resumen del contenido del correo que se envía, así resulta mucho más fácil de identificar y gestionar.

5. No mezclar temas en un mismo correo

Ya que hacemos un buen uso del asunto del correo, hay que hacer un buen uso de su contenido. Es muy típico estar contestando un correo sobre un asunto y acordarse de algo y aprovechar para meter ese nuevo tema ahí. Mejor: respondo a lo que estoy respondiendo y creo un nuevo correo con un nuevo asunto para hablar del nuevo tema. Sino se hace así, después resulta difícil organizar los correos, buscar información, saber qué temas están abiertos y cuáles cerrados…

6. Cómo estructurar y responder a los correos muy largos

A veces necesitamos enviar correos muy largos con un solo tema y varios subtemas. ¿Cómo los organizamos y los respondemos? Una buena forma es enumerar los diferentes temas y ponerles títulos, así la persona que puede hacer cosas como “Sobre el tema “1:Mejora de las newsletter” creo que… Otra forma es hacer copiar pegar del mensaje original y responder entre líneas, usando un color de letra diferente:

Ejemplo 1:

Me escriben:

Hola Aarón, quiero hacer algunos cambios en la web: 

1. Texto…
2. Texto…
3. Texto…
4. Texto…
5. Texto…

Respondo:

Hola.

1, 3 y 4 ya están hechos.
Tema 2 es un cambio importante y nos quitaría todas las horas de mantenimiento del mes, habría que gestionarlo como proyecto a parte. El presupuesto es de X euros + IVA.

Tema 5, cuando dices “…”, ¿te refieres a esto o a esto otro?

Ejemplo 2:

Me mandan un e-mail muy largo con varios párrafos y sin enumerar:

Párrafo 1…

Párrafo 2…

Párrafo 3…

Párrafo 4…

Respondo:

Hola, te contesto en rojo:

Párrafo 1 original…

Mi respuesta

Párrafo 2 original…

Mi respuesta

1a parte del Párrafo 3 original…

Mi respuesta

2a parte del Párrafo 3 orginal…

Mi respuesta

Párrafo 4 original…

Mi respuesta

Y el cliente me responde:

Contesto yo en verde:

Párrafo 1 original…

Mi respuesta

Su respuesta

Párrafo 2 original…

Mi respuesta

Su respuesta

1a parte del Párrafo 3 original…

Mi respuesta

Su respuesta

2a parte del Párrafo 3 orginal…

Mi respuesta

Su respuesta

Párrafo 4 original…

Mi respuesta

Su respuesta

Resulta muy útil contestar correos largos así, nos aseguramos de no olvidarnos de responder nada y cada subtema queda bien resuelto.

Y esto es todo por hoy, como dirían los YouTUBErs, gracias por seguirnos, si os ha gustado dedito arriba, seguidnos y compartid : )